Hosting Poczty E-mail 2024: Mail we własnej domenie

Hosting to usługa, która kojarzy się przede wszystkim z publikowaniem strony internetowej. Prawda jest jednak taka, że może ona służyć także do hostowania innych aplikacji internetowych. To rozwiązanie, które jest także często wykorzystywane do obsługi poczty elektronicznej.

Współdzielony hosting polega na udostępnianiu zasobów serwera w Internecie. Te zasoby mogą służyć także do przechowywania e-maili oraz utrzymywania całej infrastruktury potrzebnej do obsługi poczty. Na czym to polega i na jakie elementy należy zwrócić uwagę podczas wyboru takiego pakietu?

Ranking TOP 3

  1. Dhosting.pl (od 700,00 zł / rok)
    Poczta Biznesowa. Od 500 GB bez limitu skrzynek. Kopie zapasowe 180 dni, bezpłatne logi, SLA 99,9%, kalendarz, lista zadań, API.
    Zobacz recenzję, test i opinie o Dhosting.pl.
  2. Progreso.pl (od 3000,00 zł / rok)
    Poczta dla firm we własnej domenie. Od 1 TB SSD, kopie zapasowe 24h / 30 dni, wsparcie techniczne 24/7/365, serwery w PL, włany IP.
    Zobacz recenzję, test i opinie o Progreso.pl.
  3. Seohost.pl (od 97,00 zł / rok)
    Tani hosting poczty we własnej domenie w ramach serwera. Od 2 GB do 500 GB pojemności, bez limitu skrzynek. Bezpłatny test 7 dni.
    Zobacz recenzję, test i opinie o Seohost.pl.

Na czym polega hosting poczty elektronicznej?

Hosting poczty elektronicznej to usługa, dzięki której możliwe jest przechowywanie i przesyłanie wiadomości e-mail. Może ona być traktowana jako odrębna usługa lub jako element szerszego pakietu, służącego do hostowania strony internetowej oraz poczty elektronicznej.

Dzięki hostingowi poczty możliwe jest posiadanie adresu e-mail na własnym (wynajmowanym) serwerze. Najczęściej wiąże się to z uruchomieniem poczty elektronicznej we własnej domenie – oczywiście konieczne jest do tego zarejestrowanie domeny i odpowiednia konfiguracja hostingu.

Przeglądając ofertę firm hostingowych można zauważyć, że poszczególne pakiety różnią się m.in. przestrzenią zarezerwowaną na obsługę poczty elektronicznej. Różnica może pojawiać się także w dopuszczalnej liczbie kont poczty elektronicznej przeznaczonych do uruchomienia w ramach pakietu.

Wybór hostingu poczty elektronicznej

Jeżeli chcesz, aby Twoja poczta elektroniczna działała prawidłowo, podczas wybierania oferty musisz zwrócić uwagę na szereg istotnych czynników. W przeciwnym wypadku poczta elektroniczna może nie pełnić funkcji, na jakie liczysz – a niekiedy także być narażona do różnego rodzaju niebezpieczeństwa.

Miejsce na serwerze i limity

Gdy kupujesz hosting, jednym z głównych – a przynajmniej najbardziej eksponowanych – czynników w ofercie jest jego pojemność. Najczęściej wraz ze wzrostem wynajmowanej przestrzeni na serwerze – wzrasta także cena takiej usługi.

Prawda jest jednak taka, że określona pojemność hostingu nie zawsze oznacza, że można z niego dowolnie korzystać. Bardzo często w ramach danego pakietu określona przestrzeń jest przeznaczona na np. stronę internetową, a jedynie jej niewielki fragment może zostać wykorzystany do obsługi poczty elektronicznej.

Trzeba pamiętać, że utrzymywanie poczty elektronicznej na własnym serwerze bardzo szybko pochłania przestrzeń serwera. Duża waga załączników czy coraz większa liczba dziennie wysyłanych wiadomości e-mail sprawiają, że warto zapewnić swojej poczcie elektronicznej spory zapas przestrzeni na hostingu.

Zwróć także uwagę na kwestie limitów dotyczących poczty elektronicznej. Najczęściej nie są one eksponowane w głównym miejscu oferty – jednak zawsze są one przedstawiane w szczegółach danego pakietu. Takie limity mogą wiązać się np. z:

  • liczbą skrzynek e-mail – często mimo wykupienia hostingu, możesz założyć wyłącznie kilka kont e-mail. Może to być problem, gdy zależy Ci na utworzeniu adresów dla wszystkich pracowników. Warto zadbać, aby w hostingu poczty nie było takiego limitu;
  • limitem wysyłanych wiadomości e-mail – niekiedy hosting nakłada ograniczenia dotyczące dziennie wysyłanych wiadomości. Przeważnie są to dość duże limity, które trudno przekroczyć – o ile nie wykonujesz masowych wysyłek e-maili. Dlatego też zawsze warto przyjrzeć się temu ograniczeniu;
  • maksymalnej wadze załącznika – może to być uciążliwy czynnik, szczególnie jeżeli chcesz wysyłać pliki multimedialne. W niektórych przypadkach limit nie pozwoli Ci na wysłanie nawet bardziej rozbudowanego pliku PDF z ofertą – dlatego koniecznie przyjrzyj się temu czynnikowi.

Bezpieczeństwo

Gdy mowa o poczcie elektronicznej, niezwykle istotne jest zadbanie o jej bezpieczeństwo. Trzeba zatroszczyć się o ochronę zarówno, gdy mowa o wiadomościach przychodzących – jak i tych wysyłanych za pośrednictwem Twojej skrzynki e-mail.

W związku z tym warto zadbać o to, aby hosting zapewniał filtr antyspamowy czy oprogramowanie antywirusowe. W ten sposób jesteś w stanie zminimalizować ryzyko, że Twoja strona zostanie zainfekowana poprzez oprogramowanie wysłane na Twoją pocztę elektroniczną.

Jednak warto zwrócić uwagę także na inną kwestię – na weryfikację wiadomości wysyłanych. Ma to na celu ochronę przed sytuacją, w której osoba nieautoryzowana wysyła wiadomości (najczęściej spamowe, scamowe lub phishingowe – czyli mające na celu wyłudzenie czy to finansów, czy danych osobowych) przy użyciu Twojej domeny. Takie zachowania mogą mieć dla Ciebie przykre konsekwencje – wykraczające znacznie poza straty wizerunkowe.

Aby ograniczyć ryzyko takich zachowań, firmy hostingowe udostępniają tzw. protokoły uwierzytelniające, takie jak:

  • SPF (Sender Policy Framework) – sprawdzający, czy z danego adresu IP mogą być wysyłane wiadomości z konkretnego adresu e-mail;
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) – który ma na celu weryfikację podpisu cyfrowego w wiadomości z kluczem publicznym, który jest umieszczony na serwerze DNS;
  • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) – to protokół mający na celu określić, co ma zrobić poczta elektroniczna w przypadku naruszenia integralności wiadomości. To właśnie od tego protokołu zależy, czy wiadomość zostanie usunięta, czy skierowana na kwarantannę. Odpowiada on także za generowanie raportów oraz informowaniu o wszelkich naruszeniach nietykalności wiadomości e-mail.

Aplikacja do obsługi poczty

Bardzo istotne jest także to, jaką aplikację do obsługi poczty elektronicznej udostępnia serwer. W końcu wiele osób korzysta z poczty elektronicznej bez dodatkowych programów pocztowych – jedynie z wykorzystaniem aplikacji udostępnianej webowo (lub np. na urządzenie mobilne).

Jednym z najpopularniejszych silników służących do obsługi poczty elektronicznej jest Roundcube. To bardzo wygodne rozwiązanie, charakteryzujące się prostą intuicyjna obsługą. Mogą jednak to być także inne aplikacje, takie jak np. SquirrelMail. Niekiedy dostawcy usług hostingowych oferują także autorskie aplikacje

Każde z tych rozwiązań ma swoje plusy i minusy. Dobrze jednak przetestować daną aplikację zanim podpiszesz umowę z hostingodawcą. Podczas testowania warto sprawdzić kwestie takie jak np.:

  • łatwość napisania maila oraz porządkowania wiadomości,
  • możliwość ustawienia autorespondera,
  • opcja włączenia przekierowania.

Pamiętaj o tym, że niektórzy hostingodawcy mogą także oferować dodatkowe przydatne funkcje. Mogą to być rozwiązania takie jak darmowe szablony wiadomości e-mail czy możliwość śledzenia otwarcia wiadomości przez odbiorcę. 

Kopie bezpieczeństwa

Na koniec nie można pominąć jeszcze jednego, wyjątkowo istotnego czynnika dla bezpiecznej poczty elektronicznej. Chodzi o kopie zapasowe – czyli zabezpieczenie przechowywanych danych na wypadek np. awarii czy cyberataku.

Jeżeli na hostingu backup wykonywany jest regularnie, istnieje bardzo duża szansa, że w przypadku sytuacji awaryjnej, maile przechowywane na Twojej skrzynce będą możliwe do odzyskania. Jednak, żeby tak się stało, najpierw konieczne jest regularne wykonywanie backupów. Dobrze jest zadbać o to, aby hostingodawca automatycznie wykonywał kopie zapasowe przynajmniej 1 raz dziennie oraz by przechowywał je przynajmniej przez tydzień. 

Jak widzisz – hosting poczty to bardzo przydatna usługa, dzięki której możesz mieć adres e-mail we własnej domenie i przechowywać go na swoim serwerze. To bardzo dobre rozwiązanie, gdy zależy Ci na profesjonalnym podejściu do poczty elektronicznej. Jednak – jeżeli chcesz, aby usługa ta sprostała Twoim oczekiwaniom – należy bardzo dokładnie przyjrzeć się parametrom hostingu. Mam nadzieję, że pomogłem Ci w zwróceniu uwagi na najważniejsze elementy w tego typu usługach.